Lo que dice tu lista de tareas sobre ti

Las listas son herramientas organizativas muy útiles para ahorrar memoria y tiempo. Por eso, tenemos listas para todo: Listas de acciones y pasos para proyectos, listas de objetivos, la lista de la compra, de canciones, de libros pendientes…

Lo que es difícil de encontrar son listas completadas. Estas pertenecen a un club selecto, una rara avis, el siguiente paso en la evolución humana: el homo completeitor. El resto de los mortales vivimos atrapados en el día de la marmota, con una sensación que se repite: llegar a la cama con tareas pendientes (y no pegar ojo).

Estos quehaceres sin resolver nos acompañan en nuestros proyectos, muchas veces destruyéndolos desde dentro: nos visitan cada noche, rondan por nuestra cabeza en forma de preocupaciones, se acumulan en las listas de los días posteriores y terminan robándonos algo tan importante como es nuestro tiempo. Por tanto, es importante que los reconozcamos para poder aprender de ellas.

La organización, la cantidad y el orden de prioridades son variables a tener en cuenta al hacer nuestra to-do-list. Pero más allá de todo eso, aquello que dejamos sin hacer puede tener su origen en causas más profundas. Descubre que dicen de ti:

Te falta un poco de emoción

¿Eres de esa selección reducida de los que no tienen tareas pendientes? Enhorabuena, llevar las cosas al día no es fácil. Ahora bien, puede que seas de la especie homo completeitor o que simplemente no tengas un trabajo muy retador. Es algo muy personal: ¿Podrías hacer más?, o, más importante, ¿querrías hacer más? Si tienes miedo de verte superado, recuerda que mientras estés evitando esa circunstancia, no podrás aprender sobre ella.

Sabes qué es lo que tienes que hacer pero necesitas un cambio de mentalidad

Es posible que dejar una o dos tareas inconclusas sea una buena noticia, ¡¿Cómo?! Es cierto, pero depende de cuáles sean. A lo largo del día se presentan elementos inesperados que consumen tiempo y, cuando esto ocurre, hay que saber elegir qué tareas vas a realizar. Dejar una tarea sin hacer, aunque sea importante, puede significar que sabes priorizar lo que es más urgente a lo largo de tu jornada. Según ThriveGlobal, sentir que tienes que terminar todas las tareas de tu lista de quehaceres todos los días es uno de los tres peores hábitos para tu productividad y el buen equilibrio de tu vida personal y profesional. Enfócate en eso que has hecho tan bien: evitar que una tarea que puedes hacer en otro momento se convierta en una barrera para las más importantes y urgentes. 

Estás siendo muy rígido/a

En la utilidad de las listas está su variabilidad: a cada paso, a cada día, nuestros objetivos, metas y acciones cambian. Las listas deben actualizarse. Si eres una persona demasiado rígida puedes estar dando pasos innecesarios. Aprende a tener flexibilidad con las tareas. Recuerda que las tareas incompletas sólo son una parte del proceso. Pon tu foco fuera de tu lista: en tu realidad. 

Eres poco realista

Sé que eres un/a fuera de serie pero ten cuenta nuestras dimensiones espacio-temporales: el día tiene 24 horas, no puedes teletransportarte de un lugar a otro, tu cuerpo se cansa… Si no tienes en cuenta esto, ya puedes escribir todas las tareas que quieras cumplir mañana, al día siguiente tendrás el doble.

Tienes miedo al paso siguiente

¿Llevas demasiado tiempo con una actividad? A veces, inconscientemente, no acabamos una actividad para evitar ponernos con la siguiente (especialmente cuando nos sentimos incómodos con esta última): hacemos tareas menores para evitar otras más complejas, dejamos lo que se nos da peor para el final, perdemos el tiempo conversando con compañeros, no acabamos el informe porque en el fondo no queremos tener esa reunión con ese colaborador que no nos cae bien… Seguir por ese camino significa quedar atrapado, a veces basta con ser consciente de ello para dar el paso, comerte «el sapo» cuanto antes y aprender sobre ello.

No sabes hacia dónde vas

Puede que no tengas miedo del siguiente paso, sino que no lo conozcas. Si no conoces la dirección de tu proyecto alargarás lo que ya sabes que tienes que hacer por miedo a abordar lo que viene después: la falta de claridad. El desconocimiento nos aterra pero pasar por ahí es necesario para descubrir a dónde queremos ir.

Necesitas un tiempo de pausa para tomar perspectiva

¿Tus tareas personales se comen tu tiempo personal? Necesitas actualizar tus prioridades, clarificar tu proyecto y medir qué haces cada día. Y eso requiere tiempo.

La estructura de tu puesto, las dinámicas de tu equipo, las reuniones… etc. Todo ello lleva una inercia que puede dejarte sin tiempo para centrarte profundamente en lo que haces. Además, si colaboramos con más personas, es importante tomar espacio para compartir motivaciones, objetivos, valores e ideas. 

Estás enganchado al multitasking

Tienes grandes recursos cognitivos pero no son eficientes cuando los divides. La mayoría de tareas no son compatibles. Si estás tratando de hacer varias cosas a la vez, igual terminas no haciendo ninguna. 

¿Qué hay de tu vida personal?

Tus preocupaciones y tus malos hábitos influyen en tu desempeño. Tal vez debas mirar hacia tu vida personal para encontrar el origen de tus tareas pendientes.

En muchos casos, cedemos nuestra vida personal completa al trabajo y nuestra existencia se reduce a una lista de tareas y ¿qué pasa si se acaba?, que no sabemos qué hacer. Puede que no tengas tiempo de ocio porque no sabes que hacer con él.

Tienes que tomar una decisión con lo que no te gusta hacer

¿Te gusta realizar una parte del trabajo pero no hacer las gestiones adicionales que conlleva? A veces dejamos las tareas que menos disfrutamos hasta el último momento. Necesitas encontrar mejores estrategias: puedes delegarlas, encontrar una nueva motivación, hacerlas en primer lugar o cambiar tu perspectiva sobre ellas. A veces son nuestros prejuicios los que hacen que no las disfrutemos. 

Este no es tu camino

¿Evitas constantemente la mayoría de las tareas de tu proyecto o de tu puesto? ¿Hay aspectos secundarios de tu trabajo que te llenan más? ¿No ves sentido más allá de conseguir dinero a lo que haces? Si la respuesta es sí, sería normal que huyeses de tus actividades… Quizá simplemente este no es tu lugar. Reflexiona y toma una decisión, prepárate, busca o empieza a crear un trabajo que te llene de verdad.

En el próximo artículo…

Hay palabras como «política» o «dinero» que producen urticaria, mientras que otras, como la de «empatía», gozan de una valoración social muy positiva. ¿Y si te dijera que estos conceptos tienen más en común de lo que parece?, ¿puede la empatía fomentar que nos ayudemos los unos a los otros?, ¿y facilitar que manipulemos a los demás?

Francisco Vicente Hernández Ramírez
@franvhdez